Hướng dẫn sử dụng Trung tâm Thông tin Văn hóa
(1) Phòng đọc
(2) Phòng hội thảo (lớn)
(3) Phòng hội thảo (trung)
(4) Phòng trưng bày
(5) Phòng trà đạo
2. Thời gian sử dụng
Trong các khung giờ sau từ thứ Hai đến thứ Sáu, ngoại trừ ngày nghỉ của Đại sứ quán.
（1） Từ 9h30 đến 11h30
（2） Từ 13h30 đến 16h30
3. Cách thức vào Đại sứ quán
(1) Trung tâm Thông tin Văn hóa sẽ tiến hành kiểm tra giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/hộ chiếu) tại cổng, cũng như kiểm tra an ninh người và tư trang. Vui lòng làm theo chỉ dẫn của nhân viên bảo vệ.
(2) Trung tâm không có chỗ gửi xe ô tô. Đối với xe đạp và xe máy, vui lòng sử dụng chỗ đỗ xe trong khuôn viên. (Trung tâm không chịu bất cứ trách nhiệm nào đối với các hư hại của xe đạp và xe máy đỗ trong khuôn viên.)
※Đối với ô tô, vui lòng trao đổi với Trung tâm trong các trường hợp cần thiết như xếp dỡ đồ.
(Tham khảo) Địa điểm Trung tâm Thông tin Văn hóa
Nằm trong khuôn viên Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam. (đối diện số 101 Vạn Phúc, Ba Đình)
4. Phòng đọc
Phòng đọc có lưu trữ sách, manga, tạp chí tiếng Nhật, v.v.. （Danh mục ấn phẩm）
(1) Không cần đăng ký trước khi sử dụng. Trung tâm không cho mượn sách báo về.
(2) Trong trường hợp sử dụng phòng đọc, khách sẽ được yêu cầu cất tư trang vào tủ khóa.
(3) Vui lòng mang theo máy tính riêng hoặc tai nghe trong trường hợp muốn nghe hoặc xem CD, DVD. Trung tâm không cho mượn thiết bị nghe nhìn. Ngoài ra, khách được yêu cầu đeo tai nghe khi nghe và xem.
(4) Một số sách báo, CD và DVD được cho mượn theo yêu cầu. Thông tin chi tiết vui lòng xem trong hướng dẫn tại phòng đọc.
Vui lòng chuẩn bị bản sao CMND/CCCD hoặc hộ chiếu khi yêu cầu.
Ngoài ra, đối với người thường xuyên sử dụng phòng đọc, Trung tâm sẽ phát hành “Thẻ đọc”. Vui lòng mang theo （1）bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu, （2）1 ảnh 3cm x 4cm để làm thẻ.
(5) Cấm ăn uống trong phòng đọc.
Không áp dụng với nước uống trong chai nhựa có nắp và bình đựng kín.
5. Phòng hội thảo (lớn), phòng hội thảo (trung), phòng trưng bày, phòng trà đạo
(1) Chương trình thuộc đối tượng xem xét
Các chương trình thuộc đối tượng xem xét là các chương trình được đánh giá là tổ chức nhằm mục đích tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau và thúc đẩy quan hệ hữu nghị giữa Nhật Bản và Việt Nam.
(2) Cần phải đăng ký trước.
a. Vui lòng gửi đơn đăng ký/bản cam kết sử dụng (theo mẫu) đến địa chỉ kobunvn@ha.mofa.go.jp (địa chỉ e-mail của Trung tâm Thông tin Văn hóa). Trung tâm tiếp nhận đơn đăng ký sớm nhất là 3 tháng trước ngày dự kiến sử dụng. Các đơn đăng ký được nộp ít hơn 2 tuần trước ngày dự kiến sử dụng có thể bị từ chối.
b. Đối với các chương trình có phát sinh thu nhập và chi tiêu, vui lòng nộp kèm bản dự toán thu chi (theo mẫu).
c. Trung tâm sẽ thông báo về việc có cho phép sử dụng cơ sở vật chất hay không khoảng 1 tuần sau khi nhận được đơn đăng ký/bản cảm kết sử dụng.
d. Về nguyên tắc, chỉ tiếp nhận đăng ký từ cơ quan, tổ chức. Không phân biệt quốc tịch.
e. Nếu muốn tham quan cơ sở vật chất trước khi nộp đơn đăng ký/bản cam kết sử dụng, vui lòng liên hệ kobunvn@ha.mofa.go.jp (địa chỉ e-mail của Trung tâm Thông tin Văn hóa).
(3) Thời gian sử dụng
a. Thời gian sử dụng trong 1 ngày được quy định tại mục 2 phía trên, tuy nhiên số lượng ngày có thể sử dụng liên tục được quy định như dưới đây. Ngoài ra, trong quá trình làm việc của Trung tâm Văn hóa Thông tin, Trung tâm có thể yêu cầu rút ngắn hoặc thay đổi thời gian nếu cần thiết.
- Phòng hội thảo (lớn), phòng hội thảo (trung), phòng trà đạo: 3 ngày
- Phòng trưng bày: 2 tuần
b. Vui lòng lưu ý rằng thời gian chuẩn bị và thu dọn của chương trình cũng được tính trong thời gian sử dụng.
(4) Các chương trình không được cấp phép sử dụng
a. Các chương trình được đánh giá là thuộc bất kỳ điều nào sau đây sẽ không được cấp phép sử dụng. Trung tâm có thể yêu cầu cung cấp thông tin bổ sung nếu cần.
- Chương trình không phù hợp với thuần phong mỹ tục.
- Chương trình vi phạm hoặc có nguy cơ vi phạm các quy định pháp luật của Nhật Bản hoặc Việt Nam.
- Chương trình có mục đích truyền bá quan điểm chính trị, tôn giáo.
- Chương trình thiếu sự đóng góp cho lợi ích cộng đồng.
- Chương trình có mục đích chính là thu lợi nhuận.
b. Ngoài ra, các chương trình có thể thuộc bất kỳ điều nào sau đây sẽ không được cấp phép sử dụng.
- Phát sinh âm lượng lớn
- Sử dụng lửa (bao gồm việc nấu ăn bằng bếp điện) (có thể không áp dụng tùy thuộc vào nội dung chương trình)
- Có thể gây mùi khó chịu (có thể không áp dụng tùy thuộc vào nội dung chương trình)
- Sử dụng vật dụng nguy hiểm
- Có tổ chức ăn uống (có thể không áp dụng tùy thuộc vào nội dung chương trình)
(5) Các lưu ý khác
a. Vui lòng làm theo hướng dẫn của cán bộ Trung tâm Thông tin Văn hóa khi thực hiện chương trình. Nếu không làm theo hướng dẫn, Trung tâm có thể thu hồi quyết định cho phép thực hiện dự án.
b. Việc sử dụng cơ sở vật chất của Trung tâm Thông tin Văn hóa là miễn phí. Mọi chi phí khác cần thiết để thực hiện dự án sẽ do ban tổ chức chương trình chi trả.
c. Trung tâm Thông tin Văn hóa sẽ xử lý hiện vật trưng bày một cách cẩn thận, tuy nhiên Trung tâm không chịu bất kỳ trách nhiệm nào đối với hiện vật bị hư hại do nguyên nhân bất khả kháng. Trung tâm không bố trí nhân viên bảo vệ cho từng chương trình, vì vậy phía ban tổ chức chương trình vui lòng cân nhắc việc bố trí nhân viên bảo vệ nếu cần thiết.
d. Trong trường hợp làm mất hoặc hư hại cơ sở vật chất, thiết bị, máy móc của Trung tâm, Trung tâm sẽ yêu cầu bồi thường thiệt hại.
e. Văn bản và hình ảnh giới thiệu về các chương trình được thực hiện tại Trung tâm Thông tin Văn hóa có thể được đăng tải trên trang web của Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam. Trong trường hợp đó, Trung tâm sẽ liên hệ trước với ban tổ chức.